การทำบัญชีธุรกิจนำเข้า-ส่งออกให้ถูกต้อง

   เมื่อเจ้าของธุรกิจนำเข้า - ส่งออกจะเริ่มเปิดดำเนินการประกอบธุรกิจ สิ่งสำคัญที่สุด คือกิจการจะมีระบบบัญชี ระบบเอกสาร ระบบการบันทึกบัญชี รวมถึงการจัดทำรายงาน และการนำรายงานไปใช้ในการบริหารอย่างไร ที่จะทำให้การดำเนินธุรกิจเป็นไปอย่างมีระบบ  ซึ่งสุดท้ายเมื่อสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีกิจการจะต้องได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นส่วนของการนำส่งภาษี หรือ ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ถูกต้อง และทันเวลา

   ดังนั้นการทำบัญชีธุรกิจนำเข้า-ส่งออกจึงถือว่าเป็นหัวใจที่สำคัญเรื่องหนึ่งของการดำเนินุธรกิจ ซึ่งจากประสบการณ์ที่ผ่านทั้งด้านการรับทำบัญชี การวางระบบัญชี และการเป็นที่ปรึกษาการทำบัญชี การวางแผนภาษี และการบริหารการเงิน กว่า 30 ปี จึงกำหนดขั้นตอนการทำบัญชีของนำเข้า-ส่งออก ไม่ว่ากิจการที่เปิดใหม่ หรือเปิดมานานแล้ว หากอ่านบทความนี้แล้วสนใจ มีความต้องการจะสอบทานหรือปรับระบบงานให้รองรับการบริหารงานก็สามารถขอหารือได้  รายละเอียดกิจการที่จะทำบัญชีอย่างมืออาชีพนั้นจะเน้นที่การจัดระบบบัญชีธุรกิจนำเข้า - ส่งออก ซึ่งสามารถดำเนินการได้ดังนี้

1. จัดระบบผังบัญชี รหัสบัญชี ชื่อบัญชี ซึ่งจะเป็นการกำหนด หมวดบัญชี รหัสบัญชี ชื่อบัญชี ที่จะใช้ในการทำบัญชี ซึ่งจะต้องมีระบบการควบคุมระบบผังบัญชีอย่างเคร่งครัด การเปลี่ยนแปลงไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม ชื่อบัญชี รหัสบัญชีจะต้องมีการอนุมัติให้ใช้งานก่อน ถึงจะเปลี่ยนแปลงได้
2. จัดระบบทางเดินเอกสารต่างๆ ให้สอดคล้องกับการทำงานและการบันทึกบัญชี เช่น ระบบเงินฝากธนาคาร การนำฝาก และเบิกจ่าย, ระบบลูกหนี้การค้าและการรับชำระหนี้ ,ระบบซื้อ เจ้าหนี้การค้า ระบบการซื้อสินค้าจากต่างประเทศและการจ่ายชำระหนี้ และระบบบัญชีคุมสินค้า เป็นต้น ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )
3. จากข้อ 2 การเขียนรายละเอียดในเอกสารใบสำคัญรับ และใบสำคัญจ่าย เช่น การรับชำระหนี้ ควรระบุในรายละเอียดให้ชัดเจนว่ารับชำระหนี้จากใครเป็นค่าอะไร งวดที่เท่าไร เลขที่เช็คและรายละเอียดธนคาร ส่วนการจ่ายเงินกู้เช่นกัน ในใบสำคัญจ่ายจะต้องระบุว่าจ่ายให้ใคร ค่าอะไร จ่ายด้วยเช็คธนาคารหรือดอนเงิน ธนาคารอะไร ทั้งนี้เพื่อสะดวกต่อการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง ซึ่งสามารถเรียกดูและเข้าใจจากบัญชีแยกประเภท เรื่องนี้สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ได้
4. การ set up ระบบบัญชี ในที่นี้ ขอแนะนำให้ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ด้วยเหตุผลเป็นการรองรับระบบการทำงานในอนาคต เพราะปัจจุบันการทำงานจะเน้นที่ระบบออนไลน์ หากมาเปลี่ยนภายหลังจะทำให้เสียค่าใช้จ่ายมาก รวมถึงต้องปรับระบบทำงาน บางครั้งอาจมีการทำงานย้อนหลัง การตรวจทานความถูกต้องของการทำงาน ซึ่งจะมีปัญหามาก ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญ หากทำไม่ดี จะทำให้ได้ระบบงานที่ไม่ถูกต้อง งานข้อมูลจะล่าช้า จะเป็นผลเสียอย่างมาก สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )
5. จากข้อ 4 เมื่อ set up โปรแกรมเสร็จแล้ว ก็จะต้องทดสอบความถูกต้องของการทำงาน ในที่นี้เห็นควรให้จ้างบริษัท เจ้าของโปรแกรมบัญชีดีที่สุด เพื่อเพิ่มความมั่นใจในระบบงานที่ได้ set up ไว้
6. การนำข้อมูลพื้นฐานการทำงาน เพื่อเตรียมพร้อมก่อนการทำบัญชี เช่น ผังบัญชี ตามข้อ 1 รายละเอียดลูกหนี้การค้า ( ลูกค้าที่กิจการได้ตกลงจะค้าขายด้วยกัน),รายละเอียดเจ้าหนี้การค้า ( supplier ที่กิจการได้ตกลงจะค้าขายด้วยกัน) , รายละเอียดสินค้าคงเหลือ ( คลังสินค้า) สามารถหารือผู้มีประสบการณ์ได้
7. เมื่อเริ่มดำเนินการจะต้องมีการสอบทานการทำงานจากข้อมูลจริงว่าข้อมูลถูกต้องหรือไม่ รวมถึงบางครั้งอาจมีการปรับขั้นตอนการทำงาน งานส่วนนี้สำคัญมากจะต้องมีการติดตาม และประเมินผล ปรับแก้ ที่สำคัญ งานจะต้องทันการใช้งานข้อมูล ในส่วนนี้ถือว่าสำคัญมากๆ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบและสอบทานและปรับให้สอดคล้องกับการทำงานได้ )
8. การจัดการเรื่องภาษีต่างๆ เช่น ภาษีมูลค่าเพิ่ม และภาษีธุรกิจเฉพาะ , ภาษีหัก ณ ที่จ่าย , ภาษี ภ.ง.ด.3และ ภ.ง.ด.53 ,การจัดทำ ภ.ง.ด.51 ( ภาษีเงินได้นิติบุคคลกลางปี การจัดทำ ภ.ง.ด.50 ( ภาษีเงินได้นิติบุคคลปลายปี) ในส่วนนี้กิจการจะต้องเรียนรู้เพื่อปฏิบัติให้ถูกต้อง
9. การจัดทำเงินเดือน และประกันสังคม กิจการจะต้องเรียนรู้และดำเนินการให้ถูกต้อง
10. การปิดบัญชี ประจำเดือน และการปิดบัญชีประจำปี เรื่องนี้ถือเป็นเรื่องสำคัญ กิจการควรมีระบบการติดตามอย่างใกล้ชิด ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่ากิจการมีระบบการทำงานที่ดี ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนในการนำไปใช้บริหารงาน สามารถหารือผุ้มีประสบการณ์ได้
11. กิจการควรมีการนำข้อมูลที่ปิดประจำเดือนมาใช้ในการบริหารและประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง และนำมูลปรับแผนการทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ รวมถึงการปิดบัญชีประจำปี และนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารงาน
12. จากข้อมูลที่ได้จากการปิดบัญชีประจำปี กิจการจะต้องจัดทำข้อมูลดังกล่าวมาจัดทำเป็นข้อมูลเชิงบริหาร เช่นข้อมูล วิเคราะห์งบการเงิน 4 ด้าน ได้แก่ การวิเคราะห์ ด้านสภาพคล่อง , ด้านประสิทธิภาพในการดำเนินงาน,ด้านความสามารถในการชำระหนี้สิน , ด้านความสามารถในการทำกำไร เป็นต้น ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์ช่วยจัดระบบการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ ) งานส่วนนี้สำคัญมากๆ สามารถนำข้อมูลไปเสนอขอเครดิตจากธนาคารและ เจ้าหนี้การค้าได้
13. ผู้ประกอบการจะต้องเรียนรู้การอ่านงบการเงินให้เป็น รวมถึงการวิเคราะห์งบการเงิน โดยเฉพาะ วิเคราะห์งบการเงิน 4 ด้าน ( สามารถจ้างผู้มีประสบการณ์อบรมให้ความรู้ และทดสอบการปฏิบัติงานจากตัวอย่างได้ )

    จากที่กล่าวมานั้น ผู้ประกอบการ โดยเฉพาะกิจการที่เปิดใหม่ และกิจการที่เปิดมานานแล้วก็จำเป็นจะต้องคำนึงถึงงานทำบัญชี การจัดวางระบบการทำบัญชี ระบบภาษีอากร ระบบการจัดทำรายงาน การนำข้อมูลที่ได้จากการทำบัญชีไปใช้งานในรูปการวิเคราะห์งบการเงิน รวมถึงการนำข้อมูลไปใช้งานบริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพและอย่างมืออาชีพ